Fakturering

Fakturering och leverans sker på två olika sätt beroende på distribution.

SwedBeer – Distribution via centrallagret (EDI)

SwedBeer kommer automatiskt att skicka dagliga fakturor på leveranser som går via oss åt er via EDI till Systembolaget. Dessa fakturaspecifikationer kommer att finnas på SwedBeer under “Systembolaget->Systembolagsfakturor (EDI)” dagen efter leverans. Använder ni ett bokföringsprogram som vi har stöd för, t.ex. Fortnox eller VISMA eEkonomi så kommer det där att skapas fakturor varje dag som ni bara behöver bokföra. Ni skall alltså inte skicka några fakturor till Systembolaget utan ni slutbetalar varje faktura i ert bokföringsprogram vartefter inbetalningarna kommer in på ert konto.

Fortnox

Vid export skapas en ej bokförd faktura. Bokför den och sätt den som betald när betalningarna från Systembolaget inkommit.

Visma

Här skapas fakturorna som ett utkast, välj fakturautkasten och skriv ut dessa som PDF och spara dessa om ni vill. Ni ska alltså inte skicka fakturorna då de redan är skickade till Systembolaget. Registrera sedan inbetalningen när den inkommer på kontot.

Egen distribution (Leverantörsportalen)

Beställningarna kommer att synas på “Leverantörsportalen” där man sedan kan godkänna eller ändra dessa. SwedBeer kan läsa in order/retur-filer som är exporterade i Excel-format från Leverantörsportalen. Importera här. Är det en ny beställning skapas en ny beställning i SwedBeer. Är beställningen redan inlagd uppdateras den i SwedBeer med ändringar som t.ex. leveransdatum och aviseringsnummer. Importera beställningarna när de kommer, skriv ut en plock-lista och gå sedan in på leverantörsportalen och avisera leveransen. Importera sedan igen så att aviseringsnummer sätts på ordern. Är det inga förändringar behöver man inte göra mer förrän det är dags att fakturera, vilket kan göras dagligen eller minst en gång i månaden. När det är dags för fakturering markerar man beställningarna i SwedBeer och väljer åtgärd “Skapa XXX Systembolaget faktura”. Kontrollera sedan fakturan i ert bokföringsprogram men skicka inte iväg den. Gå sedan till leverantörsportalen och ange fakturanummer och se till att summan stämmer mellan er faktura och fakturabeloppet ni godkänner i “Leverantörsportalen”. Bokför fakturan och invänta inbetalningen och när den kommit så gör ni fakturan slutbetald.