Börja här – Bli distributionskund på SwedBeer.se

Tjänsten utgår ifrån att bryggeriet/importören skickar upp produkter till sitt egna skatteupplag vid Skanlogs centrallager i Jordbro. Därifrån distribueras sedan alla produkter ut till alla systembolag i Sverige, HoReCa-kunder och export-kunder.

Vi på Rådanäs Bryggeri distribuerar all öl till Systembolagets butiker via centrallagret, det är svårt att räkna hem kostnaden för orderhantering + pack/plock + utkörning till de lokala butikerna om det inte är ganska stora kvantiteter som beställs vid varje tillfälle. Butikerna får även de ett bättre flöde och kan beställa påfyllning oftare. Lägg istället er tid på att bygga relationer med era HoReCa-kunder.

Börja med att ansöka

Först och främst måste företaget vara registrerat i Sverige med ett svenskt organisationsnummer. Kontakta därefter henrik@radanas.se och invänta svar.

Vi återkommer till er med en checklista och avtal. Följ checklistan och skriv under avtalen. Efter registrering av skatteupplag och transportsäkerhet så registrerar ni era produkter i SwedBeers portal. Därefter skickar ni upp produkter till vårt centrallager i Jordbro via en inleverans, egen eller med upphämtning. När produkterna är inregistrerade och klara meddelar man Systembolaget att de numera kan beställa via vår distributör Skanlog. Det finns även då möjlighet för HoReCa-kunder att beställa från https://www.swedbeer.se/sv/shop/.

Ni som bryggeri/importör kan även lägga beställningar åt era kunder med val av leveransdag, tid och telefonavisering och ni bestämmer själva priset ut till kund. Priset till kund är inklusive utkörning och kunden får sedan en faktura ifrån er. Koppla ihop ert bokföringsprogram för enkel fakturering.

Kostnader som tillkommer för Er är leveranser, lagerhyra, distributionssavgifter, bränsle- och distributionstillägg samt olika kostnader för lagerarbete, EMCS och annat. Kross & svinn är vanligt på ett lager och för ett visst kross görs det avdrag för varje år. Se nedan för priser.

I vårt affärssystem finns stöd för orderhantering, produktförflyttningar, destruktion, tillverkning med partilagerhantering och rapporter såsom alkoholskatt, svensk glasåtervinning och folkhälsorapporten. Använder ni vårt orderhanteringssystem skickas restaurangrapporter ut automatiskt i februari.

Använder ni ett bokföringsprogram så finns kopplingar till de mest vanliga så att orderhantering och EDI-fakturering sker smidigt med bara några klick.

Varje månad skapas en faktura från SwedBeer med alla kostnader.

Inleverans

Först måste ni registrera alla produkter under ”Försäljning->Produkter”. Då det numera är ett max-tak per orderrad för lös-plock rekommenderar vi att sätta ”Systembolagsavrunding” till ”Lösplock” på alla produkter så att även krossade kollin levereras. Då slipper ni kostnaden för destruktion och Systembolaget beställer alltid efter paketfaktor utom om ni kommit överens om annat.

Tryck på priset eller ”Sätt pris” för att uppdatera grundpriset för HoReCa. Priset är per kolli och utan moms. Kom också ihåg att på t. ex. folköl är det 12% moms. Ni kan även filtrera på ”Lagerartikelnummer” ifall ni vill veta om produkten har en lagerplats på centrallagret. Det räcker inte med att avaktivera produkten för att platsen på centrallagret skall försvinna utan man måste gå in på produkten och välja åtgärder. Ni kan även lägga till eko-märkning och certifieringskod på produkterna.

Inleveranserna lägger ni sedan in på SwedBeer under ”Försäljning->Hantera inleveranser”. Det är viktigt att ni anger rätt antal pallplatser och rätt antal kolli annars kommer en avgift för merkostnader att debiteras. Meddela oss så fort en ändring i antal sker. Vid ej aviserad, försenad eller utebliven inleverans debiteras det enligt gällande prislista. Det skall vara samma sort på en EU-pall och nedre botten på översta raden får ej överstiga 145 cm pga. av arbetsmiljöregler. Det går bra att dela upp en pallplats på flera olika pallar med samma sorts öl på varje EU-pall som sedan staplas ovanpå varandra. Maxhöjden för en sådan blandad pallplats är 180 cm p.g.a. maxvikten. Se till att packa era pallar korrekt och att de är väl emballerade, det får inte finnas något överhäng. Överpacka inte pallarna då de lättare går sönder vid hantering. Se även till att EUR-pallen ni packar på är hel och fin.

Mer information om hur ni packar korrekt finns här: https://kylix.skanlog.com/misc/Hillebrand_SOP_Inbound_Goods_2022-06-23.pdf

En sak som vi märkt är att ju fler kollin man packar på en pall desto större chans att något går sönder och man blir kvar med brutna kollin. Några bryggerier som har haft problem med krossade burkar/flaskor har gått ner i antal inskickade kollin per pall. Tänk på att det är en lagerverksamhet med truckar där allt ska gå fort. Sen kan det vara så att något krossat kolli ibland ändå blir billigare än att dra ner på antalet kolli / pall. Det får man göra en avvägning på.

• Om vi får pall som inte är godkänd och ska till vårt höglager (tar bara godkända pall) så kan vi dubbelställa på en godkänd EUR-pall.
• Är pallen trasig så måste vi byta.
• En icke godkänd pall kan ändå vara ok att lagra in i vårt manuella lager men blir sedan kasserad.
• Vi byter inte pallar om vi inte behöver.

T. ex: Ni skall skicka in 20 st av en sort och 20 st av en annan sort. Då skapar ni en pallplats i SwedBeer och lägger till de båda sorterna till den pallplatsen och specificerar 20 kollin var, totalt blir det 40 kollin för den pallplatsen. Ni packar sedan pallarna var för sig och ställer de sedan ovanpå varandra.

• KeyKeg Baseline 30L packar vi 3 lager per pall, dvs 18 st.
• KeyKeg Slimline 30L går det på 9 st fat per lager där kör vi 2 lager per pall, dvs 18 st.
• Flaskor 24×33 cl går det ca 54 st på en pall.
• Burkar 24×33 cl går det ca 63 st på en pall.

Egna inleveranser

Ifall ni själva vill transportera era produkter till centrallagret skall ni skapa en inleverans med transporttyp ”Egen”, då kommer ni få ett mejl med ett call-nummer, detta nummer använder ni för att boka tid för lossning på centrallagret. Missar ni lossningstiden utgår en avgift.

Flöde när ni bokar transporten hos fraktbolaget:

1. Ange din egna e-postadress som mottagarens e-post, inte Skanlogs.
2. Ange Skanlogs ordernummer som referens på transporten. Transportören måste uppge det för att bli insläppt.
3. När du får mejl om avisering från transportören, kontrollera vilka dagar de kan leverera.
4. Boka lossningstid ”under dag” hos inleverans@hillebrandgori.com, ange Skanlogs ordernummer och datum som transportören kan leverera.
5. Efter ni fått bekräftelse från Skanlog kan ni bekräfta leveransdatumet hos transportören.

Upphämtning

Om ni istället vill att vi skall hämta upp pallarna så skapar ni en inleverans med transporttyp ”Upphämtning…” med det datum ni vill att upphämtningen skall ske eller välj snarast möjligt. Vi bokar då frakten åt er till en förmånlig kostnad och ni slipper allt jobb med att boka lossningstid. Vi fakturerar er då för transportkostnaden i efterhand. Vill ni ha prisuppgift så skicka ett supportärende. Om produkten är ny och aldrig registrerats på lagret kan det ta upp till två dagar extra. Se även till att eventuella Systembolagsartikelnummer är registrerade på produkterna för att undvika extra kostnader för att vi behöver göra en omregistrering i fraktsystemet. Tänk även på att varje kolli som är täckt, dvs inte öppna tråg, ska ha GTIN-Kolli streckkoden synlig på två sidor av kollit. Saknas streckkoder vid ankomst kommer etikettering av kollina att ske mot en kostnad.

Mottagning

När transporten är ankommen så går personal igenom pallarna och registrerar antal och BFD. När den sedan är inregistrerad så gör Skanlog en mottagningsrapport i er EMCS, detta förutsätter att ni har gett de åtkomst till er EMCS. Kontakta oss så skickar vi blankett som ni kan skicka till emcs@skatteverket.se. Var god och kontrollera även att BFD är rätt angett på produkterna, ni ser BFD i kolumnen ”Bäst-före-datum” i produktlistan. Kontakta oss om det är felaktiga BFD så uppdaterar vi.

Beställningar

Systembolaget lägger EDI-beställningar till JFH varje vardag, man se dessa under ”Skanlog->Orderöversikt”, som uppdateras kl. 09:00 och 13:00 varje vardag. Under ”Skanlog->Försäljningsinformation” så får man alla transaktioner, dessa uppdateras varje morgon 07:50 med dagen föres transaktioner.

HoReCa-kunder kan lägga beställningar varje dag, vid beställning får de välja leveransdag samt lite olika fraktalternativ.

Kostnader

Se alltid vår aktuella prislista för de senaste priserna.

Lagring

Lagringskostnaderna består av månatliga fasta avgifter samt en rörlig avgift och avstämning är sista dagen i månaden. Gå igenom era produkter varje månad och ta bort de produkter ni inte kommer att fylla på. Det frigör plats i lagret och ni behöver inte betala lagerhyra.

Den rörliga lagringskostnaden räknas ut så här:
Man delar upp varje månad i tre perioder och har avstämning sista dagen i varje period. T.ex. 10:e har man 10 kollin, 20:e 8 kollin och 30:e 6 kollin så blir summan för lagringen (10 + 8 + 6)/3 = 8. Multiplicera detta med aktuellt lagringspris så har ni den rörliga månadskostnaden.

Vill ni avregistrera en produkt så gå till ”Försäljning->Hantera produkter->PRODUKT->Åtgärder” och välj ”Ta bort produkt och destruera kvarvarande lager”. Tänk på att produkten kan ”dyka upp” igen ifall det inkommer reklamationer eller att ett kolli hittas på lagret som tidigare varit borta.

Skanlog gör mottagningsrapport i EMCS mot en kostnad, vill ni göra dessa själva så ta kontakt med oss så meddelar vi det.

Lagersaldo

Lagersaldot på centrallagret uppdateras en gång i timmen vardagar kl. 8-17. Ni ser det aktuella lagersaldot under ”Försäljning->Hantera produkter”, där kan ni även filtrera på ”Lagerartikelnummer”, då ser ni enkelt vilka produkter som är registrerade på centrallagret. Där finns även en knapp ”Lagerhistorik” för att se historiska saldon. De flesta har kollivis utkörning och det betyder att Systembolaget/HoReCa bara kan köpa ett helt kolli.

Kross / svinn

I lagerverksamhet går flaskor sönder, därför kan ert lagersaldo ha ett brutet saldo. T.ex. vid 13,456 så har några flaskor gått sönder. Går ännu ett kolli sönder plockas dessa ihop till ett helt kolli. Vill man inte ändra produkten till lösplock, och därigenom leveranspriset, så beställer man destruktion. En gång om året ersätts krossade flaskor efter inventering, med ett avdrag på 0,4ppm av levererade buteljer. Kvarvarande buteljer i brutna förpackningen ersätts inte. Då vi numera har ett maxtak för lösplock så är det vettigt att sätta Systembolagsavrundning till Lösplock. Då kommer de sista brutna kollina att tömmas och ni slipper destruera de.

Landed Cost (LC)

Ta produktens tillverkningskostnad/inköpskostnad och lägg på transportkostnad upp till vårt lager i Jordbro. Ett exempel:
Det kostar ca. 12 kr att tillverka en flaska Amerikansk Bitter. Ni skickar upp vanligtvis 54 kollin á 24 flaskor till lagret för en kostnad av 900 kr inkl. försäkringar. LC = 12 + (900/54/24) = 12,70 kr/enhet.

Leverans

Vid leveranser till skatteupplag så tar Skanlog ut en avgift, ”Ledsagardok EMCS”. Vill man sköta EMCS själv så ta kontakt med oss så informerar vi Skanlog om detta.

Varje utleverans har en kostnad beroende på prisgrupp, kundtyp och leveransplats. På alla utleveranser och transporter tillkommer DMT.

Drivmedelstillägg (DMT)

I prislistan står att distributionspriserna är exklusive bränsle- och distributions-tillägg. För tillfället är det runt 62% (2023-12) prispåslag av allt det som distribueras och det fastställs en gång i månaden. Det är ett sätt för transportbolag att gardera sig mot prisvariationer i bränslekostnaderna. Detta minimerar behovet att omförhandla distributionsspriser så fort bränslepriset går upp och ner. Aktuell procentsats syns i kolumnen ”antal” för posten ’Bränsle- och distributionstillägg’ och kolumnen ”pris” är ca. 60-65% av priset för distributionen/transporten delat på 100, bränsle är en stor post i distributionen.

Systembolag

Till Systembolag är det minsta beställning 1 kolli och 1 butelj vid brutna förpackningar. Till Systembolag kan man inte använda av sig just-in-time leverans utan där har man endera egen distribution eller via centrallagret. Det går dock att styra på butiksnivå, kontakta Systembolaget för mer information.

Returhanteringen till Systembolaget sköter Skanlog automatiskt och tar då ut en avgift/kolli som skall täcka själva returfrakten. Sen tas en administrativ avgift för reklamationen ut för att hantera produkten vid ankomst tillbaka till lagret. Beroende på returkod så hamnar produkten i tillgängligt lager eller blir spärrad. Ni ser aktuella saldon via ”Skanlog->Lagerplatssaldon”. För kvalitetsreklamationer via EDI tas en avgift ut, ”Admin.avg. kvalrekl detalj”.

Man kan välja att hantera sina returer själva men kan bli kostsamt då man själv måste ombesörja eventuella upphämtningar, det går inte att be Skanlog göra detta.

HoReCa

Till HoReCa är det 6 kollin eller 3 fat annars tillkommer 60 kr/tom plats. Fat räknas som två platser. Dvs skickar ni 1 fat blir det 120 kr i fraktavgift. Till HoReCa kan ni lägga beställning via centrallagret, 1 dag före (Stockholm) och 2 dagar före övriga landet. Alla orter har dock särskilda leveransdagar.

Destruktion

Skicka ett supportärende till oss med artikelnummer, benämning, bäst-före-datum och antal för destruktion. Vi återkommer med bekräftelse när dessa har destruerats. Se nedanstående länk för aktuella destruktionsdatum.
Destruktion Skanlog 2024