Egna beställningar

Kunder

Kontrollera alltid först om kunden redan är inlagd. Se till att uppgifterna för faktura- och leverans-adresserna är korrekta med generella kontaktuppgifter, såsom info@ och faktura@ adresser. Personer på företag tenderar att sluta och då skickas orderbekräftelser och fakturor fel. Det är viktigt att ni inte använder er egen e-postadress, då fakturor och orderbekräftelser då kommer till er om ett annat bryggeri lägger en beställning. Leveransadressen skall enbart ha restaurangnamnet och inte en kombination av restaurang- och faktura-namn då matchningar mot andra register görs.

Säljer ni produkterna till en distributör lägger ni till denna som en kund med kundklass ”Partihandlare/Bryggeri (Ingen alkoholskatt)”. Ni lägger sedan in EMCS uppgifterna på kunden. 

EMCS

Är beställningen till ett annat skatteupplag/export utanför EU så skall även EMCS skapas. Kör då ’Ladda ner EMCS’ i åtgärder.

Vid export av alkohol till utlandet
Lägg till kunden och ange kundklass ”Utlänsk kund”, då dras skatten automatiskt av på priset. Skapa beställningen och kör sedan åtgärden ”Ladda ner EMCS” och efter att ni importerat EMCS filen hos Skatteverket så klickar ni på mottagare och fyll i rätt ”referensnummer tullkontor”.

Här söker ni efter rätt tullkontorsnummer där varorna passerar svenska gränsen: http://ec.europa.eu/taxation_customs/dds2/col/col_search_home.jsp?Lang=sv

Beställningsstatusar

None/Pending = Ordern är enbart inlagd och ingenting är gjort med den. Produkterna blir reserverade.

Väntande = Fraktsedlar har skrivits ut men produkterna är än så länge enbart reserverade, förändringar kan ske.

Väntar på leverans = Produktlagret är uppdaterat, produkterna räknas som att de tagits ut från lagret. Förändringar kan ej längre ske och skall produkter återtas till lagret får man göra en returbeställning.

Levererad = Leverans har skett till mottagaren.

Färdig = Beställningen är klar och ingenting kan göras på den förutom att exportera som en faktura till bokföringsprogrammet.

Makulerad = Beställningen är makulerad och räknas inte in i rapporter. Vill man göra ändringar får man göra en kopia av den.

Orderflöde

1. Skapa beställningen.
2. Välj aktuella beställningar och kör åtgärd ’Skriv ut fraktsedlar (Väntar på levererans)’ så uppdateras lagersaldon samt skrivs fraktsedlar ut.
3. Om det är en beställning till Systembolaget behöver ni även skriva ut Systembolagets följesedel. Ni kan även skriva ut kollibeskrivningar och sätta på varje låda när ni packar. Skriv ut liggande och klipp på mitten.
4. När leverans skett markerar ni beställningar och kör åtgärd ’Levererat’ eller ’Gör beställningar färdiga’.
5. När det är dags för fakturering markerar ni beställningarna och kör åtgärd ’Skapa XXX fakturor/samlingsfakturor’.

Restorder

En restorder skapar man när man inte kan leverera en inlagd order.

Låt säga att O’Learys vill beställa 10 st kollin men ni har bara 5 st i lager. Då sätter man levererat antal till 5 och låter beställt antal vara kvar på 10. Då varnar systemet att du inte har kunnat leverera hela ordern. Då skapar man en restorder och då flyttas de 5 st som är kvar att levereras till en ny order som man gör klar när man har dessa i lager igen.

Returer

Har ni fått returer från restauranger/butiker så lägger ni in en ny beställning och anger antal till ett negativt värde, t.ex -24 stycken. Sätt även leveransdatum till den dagen ni fick tillbaka returen. Då återförs detta i alkoholrapporten under ”Avdrag för alkoholskatt” och lagret uppdateras. Detta måste göras då produkterna lämnat skatteupplaget och varit ”till beskattning” men återförs när de kommer tillbaka.

Rabatter

På kundkorten anger ni huvudrabatter samt även produktrabatter. Huvudrabatten anges i procent och produktrabatten kan anges i både procent och i kronor. Vid beställningsvyn är priset det kunden skall betala och ”Rabatt i SEK” är rabatten i kronor som kunden erhållit. Så kostar en vara 100 kr och kunden skall ha 10% rabatt skall priset vara 90,00 och ”Rabatt i SEK” 10,00. Tillhör kunden en kundklass som inte ska betala alkoholskatt så dras alkoholskatten av före eventuella rabatter. Ordningen för rabatter är först rabattprocenten och sist rabatten i kronor.

Eget serveringstillstånd och varuprover

Har ni eget serveringstillstånd lägger ni till er själva som en HoReCa-kund med 100% rabatt och lägger sedan in era egna beställningar varefter ni plockar ut alkoholprodukter. Då kommer alkoholskatten och restaurangrapporten till er att bli korrekta.

Varuprover som skickas till restauranger skall även finnas med i restaurangrapporten och därför skall den läggas in som en egen beställning på kunden, dock kan ni sätta priset till 0 kr. Alkoholskatten ska även den betalas då alkoholen har gått till konsumtion, även fast ni inte tar betalt. Se ”Inköpta volymer” i anvisningen.

Mässor och event

När man tar med sig produkter från skatteupplaget, t.ex. på mässor, så lägger man en egen beställning med arrangören som kund och med leveransdatum den dagen man åker. Gör sedan beställningen färdig när produkterna lämnar skatteupplaget.

Har man produkter med sig tillbaka gör man en returorder, välj beställning och åtgärd ”Skapa returbeställningar”. Det går även att göra en manuell beställning, antalet skall då vara negativt. Leveransdatum för den beställningen är den dagen produkterna kom tillbaka till skatteupplaget.

Taproom med smakprov direkt från tank

Säljer ni smakprov direkt från tankar? Skapa en ny dold produkt på XX cl med behållare ”Glass” för varje produkt som ni säljer från tank. Ni kan inte ändra volymprocenten på produkten i efterhand utan skapa då en ny produkt ifall den ändras eller att det är an annan produkt i tanken. Ni kan använda ”Spara som ny”-knappen för att göra en snabb kopiering. Ni sätter sen priset till 0 kr för ni kan inte ta betalt av er själva. Alkoholskatten är ju den samma oavsett pris. Har ni t.ex. sålt 100 glas så gör ni då en tappkörning på 100 glas och sedan en försäljning på 100 glas för 0 kr till er själva. Då kommer alkoholskatten och restaurangrapporten att bli korrekta. Ska tanken även tappas upp till KeyKeg så kan man även använda delar av KeyKeg, t.ex. 0,333 för 10 liter vid 30L KeyKeg, vid tappkörning och försäljning ifall man inte vill skapa en ny produkt.

Restaurangrapport

Använder ni SwedBeers affärssystem eller skickar beställning via SwedBeer så skickas en restaurangrapport automatiskt ut i början av januari. Denna rapport är en sammanställning från alla som använder SwedBeer och varje öl finns med i en bifogad rapport som man kan öppna i Excel eller LibreOffice.

Ibland hör restaurangerna av sig för de tror inte att de fått rapporten från er då det står SwedBeer som avsändare. Då kan ni säga att ni finns med i SwedBeer-rapporten. Har de inte fått den så hör av er till oss på SwedBeer så skickar vi ut rapporten så fort vi kan.

QuickShop – Webborder för egen distribution

Ni kan ge era kunder möjligheten att själva lägga beställningar mot er egna distribution. Läs mer…